Sistem Abjad merupakan salah satu dari beberapa sistem
penyimpanan arsip, selain sistem abjad, dikenal juga sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, juga sistem
wilayah. Setiap sistem ini pun memiliki keunggulan dan kelemahannya namun untuk menentukan sistem penyimpanan apa yang hendak digunakan
hendaknya berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Baiknya kita kembali membahas sistem abjad, pada dasarnya setiap manusia, organisasi, perusahaan (pemerintah/swasta) pasti memiliki nama. Atas dasar nama itulah sistem ini beranjak, perlu diketahui sistem ini adalah dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem Abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.
Baiknya kita kembali membahas sistem abjad, pada dasarnya setiap manusia, organisasi, perusahaan (pemerintah/swasta) pasti memiliki nama. Atas dasar nama itulah sistem ini beranjak, perlu diketahui sistem ini adalah dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem Abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.
Sistem ini juga sederhana dan mudah dipraktekkan karena pada
umumnya orang mempunyai kecendrungan lebih mudah mengingat nama orang,
badan/organisasi dibandingkan nomor dan angka. Contoh sederhana dapat dilakukan
dirumah tangga. Arsip-arsip dimasukan pada map berdasarkan nama anggota
keluarga.
Misal.
1. Map "Maryam"
2. Map "Dino"
3. Map "Ibu"
dengan demikian ada tiga buah map bernama masing-masing Maryam, Dino, Ibu, berisi arsip milik mereka pribadi.
Alasan Pemilihan Sistem Abjad
Dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak kita bisa berargumen sebagai berikut:
Misal.
1. Map "Maryam"
2. Map "Dino"
3. Map "Ibu"
dengan demikian ada tiga buah map bernama masing-masing Maryam, Dino, Ibu, berisi arsip milik mereka pribadi.
Alasan Pemilihan Sistem Abjad
Dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak kita bisa berargumen sebagai berikut:
- nama lebih mudah diingat oleh siapapun
- petugas menginginkan agar dokumen disimpan
dari nama yang sama
- dokumen lebih sering dicari dan diminta
melalui nama
- jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
Itulah beberapa alasan mengapa kita menggunakan sistem abjad
ini.
Adapun keuntungan penggunaan sistem abjad adalah:
Adapun keuntungan penggunaan sistem abjad adalah:
- Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama
akan berkelompok menjadi satu
- Surat masuk dan surat keluar disimpan
bersebelahan dalam satu map
- Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
- Mudah diterapkan
Sedangkan kerugian sistem abjad
adalah:
- Pencarian dokumen untuk nama orang harus
mengetahui nama belakangnya
- Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama
lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya.
- Harus mempergunakan peraturan mengindeks
- Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga
harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan
dan menemukan kembali arsip.
Demikianlah keuntungan dan kelemahan sistem Abjad ini, perlu
diperhatikan bahwa sistem abjad ini bergantung pada indeks arsip tersebut. Maka
sebelum menggunakan sistem abjad ini, hendaknya petugas menguasai cara
Mengindeks arsip.
Peraturan Mengindeks.
Pada penyimpanan sistem abjad, pengelompokan arsip disusun
berdasarkan nama orang/badan/organisasi. Sedang indeks adalah sarana penemuan
kembali arsip dengan cara mengidentifikasikan naskah/berkas melalui penunjukan
suatu tanda pengenal, yang dapat membedakan arsip tersebut dengan arsip
lainnya. Secara singkat indeks dapat dikatakan sebagai tanda pengenal arsip.
Dengan demikian, indeks dalam sistem abjad adalah indeks yang berdasarkan nama
orang/nama badan.
Dalam mengindeks nama orang/badan/organisasi, ada beberapa
peraturan mengindeks yang sudah menjadi ketetapan yang berlaku secara universal
dalam bidang kearsipan. Tentang Peraturan Mengindeks akan dijabarkan lebih
lanjut pada artikel lain.
Setelah paham tata cara mengindeks maka langkah selanjutnya
sebelum menyimpan arsip adalah membuat daftar klasifikasi abjad. Daftar
klasifikasi abjad ini adalah pengelompokan arsip berdasarkan nama
orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang
dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Nama untuk menyimpan arsip terdiri dari beberapa macam, antara
lain sebagai berikut.
a. Nama Perorangan
b. Nama Perusahaan
c. Instansi Pemerintah
d. Nama Organisasi dan Perhimpunan
Setelah nama diindeks (apakah itu perorangan, perusahaan, pemerintah, organisasi), kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunnya dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.
Berikut contoh susunan klasifikasi abjad. dalam sebuah laci.
Dibalik setiap guide abjad inilah disimpan surat-surat yang sudah diklasifikasikan/dikelompokan berdasarkan susunan abjad.
Contoh:
Abdurahman
Ali Abdurahman
Waluyo Abdi
Haryanto Arbi
Abdullah Badawi
Gunawan Budianto
Raihan Binsar
Ratna Budianto
Chacha Cahyanti
Yulianti Cahyati
Septian Dwi Cahyo
Alia Mitha Cahaya
setelah nama-nama tersebut diindeks dan diklasifikasikan, maka urutan surat-surat tersebut adalah sebagai berikut.
1. Abdi, Waluyo
2. Abdurahman
3. Abdurahman, Ali
4. Arbi, Haryanto
5. Badawi, Abdullah
6. Binsar, Raihan
7. Budianti, Ratna
8. Budianto, Gunawan
9. Cahaya, Alia, Mitha
10. Cahyati, Chacha
11. Cahyati, Yulianti
12. Cahyo, Septian, Dwi
Kalau sudah diurutkan seperti diatas maka tinggal meletakan surat tersebut kedalam guide yang sesuai dengan abjadnya, misal: Abdi, Waluyo disimpan pada guide A.
Peralatan yang digunakan pada sistem abjad ini merupakan peralatan yang sering dijumpai di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Peralatan itu antara lain:
a) Filling Cabinet
Laci filling cabinet dapat menampung sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Laci tersebut dapat diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja satu laci hanya untuk 1 kode huruf. Jadi bisa saja dibutuhkan 26 laci.
b) Guide
Guide sebagai pembatas antara kelomkpok arsip yang satu dengan yang lainnya.
c) Hanging Folder
Untuk menyimpan surat dalam filling cabinet, surat harus terlebih dahulu disimpan dalam hanging folder. Jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan dibelakang guide.
d) Alat Sortir
Alat sortir berguna untuk memudahkan dalam menyortir arsip.
Untuk lebih jelas tentang peralatan arsip yang dibutuhkan silahkan lihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip.
Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad
Langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:
a) memeriksa berkas
Berkas diperiksa apakah arsip tersebut dapat disimpan atau belum. Untuk mengetahuinya dapat dilihat pada surat tersebut apakah ada tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak. seperti tanda "simpan" "file" "dep" (Deponeran=simpan). Jika masih ragu maka lebih baik tanyakan pada pimpinan atau orang yang bersangkutan.
b) mengindeks surat/berkas
Surat dibaca kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan mengindeks maka dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan kepada pimpinan.
c) mengode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui kode indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis pada pojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanannya secara horizontal maka kode ditulis pada pojok kanan surat. Sebaiknya penulisannya menggunakan pensil yang bertujuan apabila hendak difotokopy.
d) menyortir surat
Kegiatan ini mengelompokan surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu "mondar-mandir". Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat bersamaan pada jumlah yang banyak.
e) menempatkan surat
Langkah terakhir dalam proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.
Prosedur penemuan kembali arsip
Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.
a) Menentukan Judul Surat
Petugas harus mengetahui judul arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).
Contoh: Agus ingin meminjam surat dari PT Cahya Gemilang, maka yang dilakukan petugas adalah menentukan judul surat yakni PT Cahya Gemilang.
b) Menetukan Indeks
Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan organisasi.
Contoh: Petugas kemudian mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.
c) Menentukan Kode/surat
Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu untuk mencapai arsip.
Contoh: Cahya Gemilang, PT kodenya adalah Ca
d) Mencari arsip ditempat penyimpanan
Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.
Contoh: Arsip tersebut kemudian dicari di filing cabinet pada laci berkode A-D, di belakang guide C, di dalam hanging folder Ca.
e) Mengambil Arsip
Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip.
f) Memberikan arsip kepada peminjam
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.
g) Menyimpan lembar pinjam arsip pada ticker file
Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip-arsip yang dipinjam.
Demikian proses penyimpanan arsip dalam sistem abjad.
------------------------
Dafar Pustaka
Modul Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk
Mengelola sistem kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggrawati
3. Abdurahman, Ali
4. Arbi, Haryanto
5. Badawi, Abdullah
6. Binsar, Raihan
7. Budianti, Ratna
8. Budianto, Gunawan
9. Cahaya, Alia, Mitha
10. Cahyati, Chacha
11. Cahyati, Yulianti
12. Cahyo, Septian, Dwi
Kalau sudah diurutkan seperti diatas maka tinggal meletakan surat tersebut kedalam guide yang sesuai dengan abjadnya, misal: Abdi, Waluyo disimpan pada guide A.
Peralatan yang digunakan pada sistem abjad ini merupakan peralatan yang sering dijumpai di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Peralatan itu antara lain:
a) Filling Cabinet
Laci filling cabinet dapat menampung sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Laci tersebut dapat diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja satu laci hanya untuk 1 kode huruf. Jadi bisa saja dibutuhkan 26 laci.
b) Guide
Guide sebagai pembatas antara kelomkpok arsip yang satu dengan yang lainnya.
c) Hanging Folder
Untuk menyimpan surat dalam filling cabinet, surat harus terlebih dahulu disimpan dalam hanging folder. Jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan dibelakang guide.
d) Alat Sortir
Alat sortir berguna untuk memudahkan dalam menyortir arsip.
Untuk lebih jelas tentang peralatan arsip yang dibutuhkan silahkan lihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip.
Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad
Langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:
a) memeriksa berkas
Berkas diperiksa apakah arsip tersebut dapat disimpan atau belum. Untuk mengetahuinya dapat dilihat pada surat tersebut apakah ada tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak. seperti tanda "simpan" "file" "dep" (Deponeran=simpan). Jika masih ragu maka lebih baik tanyakan pada pimpinan atau orang yang bersangkutan.
b) mengindeks surat/berkas
Surat dibaca kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan mengindeks maka dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan kepada pimpinan.
c) mengode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui kode indeks. Kode abjad diambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis pada pojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanannya secara horizontal maka kode ditulis pada pojok kanan surat. Sebaiknya penulisannya menggunakan pensil yang bertujuan apabila hendak difotokopy.
d) menyortir surat
Kegiatan ini mengelompokan surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu "mondar-mandir". Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat bersamaan pada jumlah yang banyak.
e) menempatkan surat
Langkah terakhir dalam proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.
Prosedur penemuan kembali arsip
Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.
a) Menentukan Judul Surat
Petugas harus mengetahui judul arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).
Contoh: Agus ingin meminjam surat dari PT Cahya Gemilang, maka yang dilakukan petugas adalah menentukan judul surat yakni PT Cahya Gemilang.
b) Menetukan Indeks
Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan organisasi.
Contoh: Petugas kemudian mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.
c) Menentukan Kode/surat
Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu untuk mencapai arsip.
Contoh: Cahya Gemilang, PT kodenya adalah Ca
d) Mencari arsip ditempat penyimpanan
Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.
Contoh: Arsip tersebut kemudian dicari di filing cabinet pada laci berkode A-D, di belakang guide C, di dalam hanging folder Ca.
e) Mengambil Arsip
Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip.
f) Memberikan arsip kepada peminjam
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.
g) Menyimpan lembar pinjam arsip pada ticker file
Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip-arsip yang dipinjam.
Demikian proses penyimpanan arsip dalam sistem abjad.
------------------------
Dafar Pustaka
Modul Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk
Mengelola sistem kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggrawati
Dalam penyimpanan kearsipan ada beberapa sistem penyimpanan yang
sering kita dengar, diantaranyaSistem Abjad, Sistem Subjek, Sistem Nomor, Sistem Tanggal, dan Sistem Wilayah.
Setiap sistemnya memiliki cara tersendiri pada proses penyimpanannya. Apakah menggunakan tanggal, nomor, nama perusahaan, wilayah surat ataupun perihal di dalam surat itu sendiri.
Pada saat seorang pegawai kantor hendak memilih sistem penyimpanan yang sesuai, ada beberapapanduan tentang pemilihan sistem arsip. Salah satu sistem penyimpanan yang akan kita bahas kali ini adalah sistem Subjek.
Setiap sistemnya memiliki cara tersendiri pada proses penyimpanannya. Apakah menggunakan tanggal, nomor, nama perusahaan, wilayah surat ataupun perihal di dalam surat itu sendiri.
Pada saat seorang pegawai kantor hendak memilih sistem penyimpanan yang sesuai, ada beberapapanduan tentang pemilihan sistem arsip. Salah satu sistem penyimpanan yang akan kita bahas kali ini adalah sistem Subjek.
Pengertian Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.
Kelebihan sistem subjek
- mudah mencari keterangan bila perihalnya saja
yang ingin diketahui.
- dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya
judul dan susunannya.
Kelemahan sistem subjek
- sulit mengklasifikasikan apabila terdapat
aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
- kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
Pada
sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih
dahulu Daftar
Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip
ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan
masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan
tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:
Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:
- Agar istilah yang digunakan untuk
pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
- Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat
berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan
akan diletakkan berdekatan.
- Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat,
dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.
Dalam
menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi
beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.
- Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling
luas)
- Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih
kecil dari masalah utama)
- Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang
lebih kecil dari sub masalah)
berikut contohnya.
|
Masalah Utama
|
Masalah
|
Sub Masalah
|
|
Kp : Kepegawaian
|
Cuti
|
a. Cuti Melahirkan
b. Cuti Sakit
c. Cuti Tahunan
|
|
Mutasi
|
a. Kenaikan golongan
b. Masa kerja
c. Tunjangan keluarga
d. Alih tugas
e. Jabatan
|
untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan
daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi
yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.
Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau perlengkapan seperti berikut ini.
1. Filing cabinet; jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama
2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
4. Kartu Indeks
5. Rak Sortir
6. Lemari kartu indeks
Penjelasan peralatan arsip tersebut dapat dilihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip.
Prosedur penyimpanan arsip
Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.
a. memeriksa berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.
b. mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
c. mengode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.
d. menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.
e. menempatkan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.
contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.
Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.
Perhatikan contoh kartu indeks berikut.
Setelah kita menyimpan arsip maka perlu dipelajari juga
prosedur penemuan kembali arsip dengan sistem subjek ini. Prosedurnya adalah
sebagai berikut:
- Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu
indeks
- lihat kode penyimpanan kartu indeks
- berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah
surat/arsip pada laci, guide, dan folder sesuai dengan kodenya.
Demikianlah proses penyimpanan dan penemuan kembali sebuah arsip
menggunakan sistem subjek.
------------------------------
daftar pustaka
Sistem kearsipan, Armico, Dewi Anggrawati
Sistem kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk.
------------------------------
daftar pustaka
Sistem kearsipan, Armico, Dewi Anggrawati
Sistem kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk.
Comments
Post a Comment